Comment améliorer la performance financière de votre entreprise : les secrets de L’Analyse Périodique d'Activité

C’est ce que nous révèle l’Observatoire des PME dans la trajectoire de l’échec qui est définie en 4 étapes (source : la défaillance des entreprises – Étude sur les données françaises entre 2000 et 2010) :

1) Erreurs de gestion et inadaptabilité des produits au marché.

2) Diminution de la rentabilité de l’activité.

3) Dégradation des conditions d’exploitation menant généralement vers une crise de solvabilité : l’entreprise tente de restaurer ses ventes et sa rentabilité en acceptant des conditions de marché moins favorable (exemples – délais de règlement clients plus longs ou diversification vers des marchés moins porteurs).

4) Dégradation de la trésorerie et donc une crise de liquidité : l’entreprise accepte des financements bancaires de plus en plus couteux entrainant des charges d’intérêts exceptionnelles.

Cette trajectoire met parfaitement l’accent sur les éléments, agrégats, indicateurs à suivre pour éviter un tel échec : rentabilité, chiffre d’affaires, trésorerie, retards de paiement clients…

Laissez-nous vous poser une question : en toute franchise, feriez-vous l’impasse sur un outil vous permettant de suivre ces indicateurs ?

C’est précisément ce que propose l’Analyse Périodique d’Activité !

Nous vous en dirons plus sur l’Analyse Périodique d’Activité dans un moment, mais tout d’abord, laissez nous vous conter cette petite histoire :

Elodie et Tom ont créé leur startup il y a maintenant 3 ans : « Flagrance ». Elle propose de nouveaux parfums envoutants qui connaissent un succès certain. Elodie est « le nez » : elle a su découvrir des essences rares puis créer des combinaisons envoutantes. Tom s’est concentré sur l’organisation de la production et la logistique commerciale : assemblage, mise en flacon et diffusion aux réseaux de distribution. Leur équipe, en plus de celle dédiée à la production, est constituée d’une force commerciale et d’un pôle administratif (administration des ventes et comptabilité). Elodie et Tom suivent bien évidemment régulièrement l’évolution de leur carnet de commandes et de leurs ventes et la situation sur leur relevé bancaire en fin de mois et…tous les indicateurs sont au vert.

Ils cherchent à présent à lever des fonds auprès d’investisseurs pour se développer et conquérir de nouveaux marchés. Et le moins que l’on puisse dire, c’est que leur dernier rendez-vous avec eux s’est mal passé…

« - Disposez-vous d’un reporting mensuel avec comparatif budgétaire et N-1 ?

- Savez-vous combien d’argent vous consommez chaque mois (cash burn) dans votre plan d’affaires (business plan) ?

- Votre société génère-t-elle assez de cash pour nous assurer un retour sur investissement (ROI) ou couvrir les échéances d’un nouvel emprunt? »

(Silence)

Autant de questions auxquelles Elodie et Tom n’avaient pas de réponse…

(échanges de sourires teintés d’ironie et de déception entre les membres du comité d’investissement)

Elodie et Tom n’étaient pas prêts…ils n’étaient pas crédibles…

Grâce à l’Analyse Périodique d’Activité, vous allez disposer d’un outil qui bien évidemment va d’abord et surtout vous aider à piloter votre activité, mais il sera également :

• Complet : couvrant l’ensemble des principaux besoins et attentes de professionnels du chiffre

• Compréhensible et simple pour vous et pour eux

• Esthétique, attrayant et élégant

…Il sera donc facilement diffusable à de potentiels partenaires ce qui renforcera votre crédit.

L’Analyse Périodique d’Activité est construite sur 3 grands piliers :

      - Une synthèse qui reprend l’évolution depuis le début de l’exercice des principaux indicateurs : chiffre d’affaires, résultat, trésorerie et les autres indicateurs sur-mesure que nous aurons construit ensemble.

        - Un reporting : personnalisé, construit en fonction de votre activité, de vos besoins et de vos attentes.

      - 5 modules d’analyse dédiés adaptables, évolutifs et personnalisables dont voici quelques exemples :

Notre démarche consiste dans un premier temps à :

     - Analyser et faire parler vos données pour comprendre,

     - Créer des graphiques efficaces pour faire comprendre.

Mais pensez-vous vraiment que se limiter à ce type de présentations, de tableaux de bord, de « reportings »…constitue une information suffisante pour nos clients ?

Non… ?....Nous non plus !

Nous souhaitons rendre plus intelligibles vos résultats et cela passe par un moment privilégié consacré à restituer, comprendre et surtout exploiter la valeur ajoutée tirée de l’analyse de vos chiffres.

Concrètement, nous organisons une communication, une explication de vos résultats au cours d’un entretien périodique d’environ 4 heures, côte à côte (si possible dans vos locaux). En fonction de vos besoins et de vos attentes, cet entretien peut se tenir mensuellement ou trimestriellement. Il s’articule de la façon suivante :

Après vous avoir expliqué les résultats bruts, nous les confrontons ensemble à votre actualité, vos projets, vos spécificités… et complétons ainsi ensemble les commentaires indispensables à une meilleure compréhension de la situation et à la fixation d’objectifs pertinents.

L’Analyse Périodique d’Activité va vous permettre de :

Gagner en sécurité et en sérénité

• Disposer d’une information régulière (ne plus naviguer à vue),
• Se sentir moins seul face aux décisions à prendre (bénéficier d’un regard extérieur).

Réaliser des économies et gagner de l’argent

• Maitriser sa rentabilité pour gagner plus (réduire ses charges, développer ses ventes),
• Optimiser sa trésorerie (éviter les découverts et placer ses disponibilités),
• Anticiper les grands jalons (investissement important, emprunt, levée de fonds…).

Mieux piloter votre entreprise

• Prendre les bonnes décisions au bon moment (disposer d’un document synthétique et esthétique, personnalisé, avec comparatif N-1 & objectifs),
• Donner confiance au tiers et motiver votre équipe (disposer d’un cadre de référence et d’un support de communication).

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Vous connaissez certainement cette citation de 2 célèbres professeurs et hommes d’affaires américains : « Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pourrez pas le gérer ! » (Source : Robert S. Kaplan et David Norton inventeurs du tableau de bord prospectif).

Imaginez un pilote de ligne dans son cockpit, sans instrument, pilotant à vue…vous seriez rassurés si vous étiez le passager de cet avion ? Imaginez vos salariés, vos actionnaires, votre banquier…s’ils découvraient que vous étiez ce pilote…

Bien sûr avec du temps et de l’énergie tout est possible, mais disposez-vous de ce temps ? Et votre énergie ne serait-elle pas mieux employée à innover et créer de nouveaux produits, trouver de nouveaux clients ...Bref : à vous concentrer sur votre business !

A contrario, si vous ne comptez pas investir un peu de temps à comprendre, expliquer et surtout décider en fonction de ce que peut vous révéler l’Analyse Périodique d’Activité alors ce n’est pas la peine d’aller plus loin.

Le coût, dépend bien évidemment du degré de complexité, de personnalisation et de détail souhaités. Nous pouvons, si vous le souhaitez, également vous accompagner dans la définition de vos chiffres prévisionnels : business plan, budget, plan stratégique.

Note : Cette solution est indépendante de la mission de tenue, paie, déclarations fiscales, établissement des comptes annuels que nous pouvons assurer par ailleurs (n’hésitez pas à nous demander un devis)

L’Analyse Périodique d’Activité est d’abord un investissement qui va vous permettre de mieux comprendre la situation de votre entreprise et vous aider à la piloter. Les aspects liés à la gestion (marge, trésorerie…) vous permettront d’éviter de perdre d’argent, les analyses spécifiques (clients, chiffres d’affaires, décomposition des achats…)  vous permettront sans doute d’en gagner plus !

Et plus prosaïquement, pensez-vous que vos concurrents feraient l’économie d’un tel outil ?

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